WAKALA WA HUDUMA YA UNUNUZI SERIKALINI (GPSA), Yaelezea mchango wake katika kupunguza gharama za ununuzi Serikalini

Mkurugenzi Himili Biashara wa Wakala wa Huduma ya Ununuzi Serikalini, Malick Sanga (kushoto), akitoa ufafanuzi kwa waandishi wa habari, Dar es Salaam jana, juu ya mfumo mpya wa kadi maalum (Smart Card), utakao tumiwa na madereva wa Serikali kupata wa huduma ya ununuzi wa mafuta ya gari na kulia ni Mkurugenzi wa Ununuzi na Ushauri wa Wakala hao, Yoswam Nyongera.

Mkurugenzi wa Ununuzi na Ushauri wa Wakala wa Huduma ya Ununuzi Serikalini (GPSA), Yoswam Nyongera akizungumza na waandishi wa habari kuhusu mchago wa wakala hao katika kupunguza gharama za ununuzi serikalini wakati wa mkutano na waandishi wa habari jana, jijini Dar es Salaam kulia ni Mkurugenzi Msaidizi Idara ya Habari Bi. Zamaradi Kawawa. (Picha zote na Frank Mvungi, Maelezo)

1.      UTANGULIZI

Wakala wa Huduma ya Ununuzi Serikalini (GPSA) ulianzishwa kwa mujibu wa Sheria ya Wakala wa Serikali sura ya 245 kama ilivyorekebishwa mwaka 2002 na kutangazwa katika Gazeti la Serikali Na.235 la tarehe 7 Desemba, 2007. Wakala ulizinduliwa rasmi tarehe 16, Juni 2008. GPSA ina ofisi katika kila mkoa Tanzania bara na iko chini ya Wizara ya fedha.

        Kuanzishwa kwa GPSA ni matokeo ya Program za uboreshaji wa utendaji katika sekta ya umma (Public Service Reforms Program-PSRP) ambapo katika maboresho hayo iliyokuwa Bohari kuu ya Serikali ilifutwa na baadhi ya majukumu yake yalichukuliwa na GPSA.

2.      MAJUKUMU YA WAKALA

Majukumu ya Wakala kama yalivyoainishwa kwenye ‘Hati ya idhinisho Na. 235 ya tarehe 7 Desemba  2007 ikisomwa kwa pamoja na marekebisho yake kupitia Gazeti la Serikali Na. 133 la  tarehe13 Aprili 2012;  ni pamoja  na:

(i)           Kuuza vifaa  na mafuta ya magari kwa Taasisi za Serikali na mashirika yasiyo ya kiserikali,

(ii)        Kuandaa taratibu za ununuzi wa vifaa na huduma mtambuka kwa ajili ya wizara, Idara na Taasisi za Umma,

(iii)      Kuandaa na kutunza orodha ya wauzaji vifaa na watoa huduma mtambuka,

(iv)      Kugomboa mizigo ya Serikali na Taasisi zake kutoka  bandarini, viwanja vya ndege na mipakani na Kutoa ushauri katika maeneo ya ununuzi; ugavi na ugomboaji wa mizigo

(v)         Kupangisha maghala na maeneo ya wazi na

(vi)      Kukodisha magari ya mizigo.

3.            GHARAMA ZA UNUNUZI KATIKA SEKTA YA UMMA

·         Ununuzi katika Sekta ya Umma ni eneo ambalo linatumia fedha nyingi za Serikali

·         Inakadiriwa kuwa asilimia takribani 70-80 ya bajeti ya Matumizi ya kawaida ya Serikali hutumika katika ununuzi

·         Gharama za ununuzi zinahusika na i) uendeshaji mchakato wa zabuni na  ii) bei ya kununulia kifaa/huduma

·         Kutokana na matumizi makubwa ya fedha katika eneo hili Serikali inao mfumo wa ununuzi wa pamoja wa Vifaa na Huduma Mtambuka ambao unasimamiwa na GPSA na unalenga katika kupunguza gharama za ununuzi.Mfumo huu unaziwezesha taasisi za umma   kupata mahitaji yao haraka bila kuendesha mchakato wa zabuni.

·         Mfumo huu umegawanyika katika sehemu kuu mbili (sub-systems) ambazo ni:

3.1.1    Ununuzi, Utunzaji  na Usambazaji wa Vifaa kwa ajili ya kuuza katika    Taasisi za Umma

GPSA   inanunua na  kutunza na kusambaza  vifaa vinavyohitajika katika taasisi za umma. Bidhaa/vifaa vinavyopatikana moja kwa moja kutoka  ofisi za GPSA ni pamoja na bendera za taifa, Vifaa vya Ofisini, Shajala, Kalenda,Vifaa vya usafi, Mafuta ya magari na mitambo

Utaratibu wa kununua kwa pamoja vifaa vinavyohitajika katika taasisi za umma unapunguza gharama za kuendesha mchakato wa ununuzi unaofanywa na kila taasisi ya umma lakini pia utaratibu huu ni mkakati (strategy) wa Serikali wa kuwa na chombo chake kinachoweza kutumika wakati wowote kutoa huduma katika mazingira ya dharura kama vile mafuriko,vita,migomo ya wafanyabiashara kazi maalum za serikali n.k.Bidhaa zinazopatikana GPSA zinauzwa kwa Taasisi za umma tu.

3.1.2        Mfumo wa Ununuzi wa Pamoja wa Vifaa na Huduma Mtambuka ambazo    hazipatikani GPSA

GPSA inaandaa pia utaratibu wa ununuzi wa pamoja wa  Vifaa na Huduma Mtambuka(VHM) ambazo hazipatikani GPSA.         VHM ni vile ambavyo vinahitajika kila wakati au mahitaji yake yanajirudia katika taasisi za umma. VHM ambazo hazipatikani GPSA zimeandaliwa mfumo maalum ambao unaziwezesha taasisi za umma kupata mahitaji yao bila kulazimika kuendesha mchakato mzima wa zabuni na kwa kufuata sheria.

Pale ambapo vifaa na Huduma hazipatikani GPSA au pale ambapo   GPSA haiwezi kufikisha huduma zake katika maeneo yote ambako taasisi za umma zinapatikana, mfumo huu unasaidia kufikisha huduma kwenye maeneo yote zilipo taasisi za umma kupitia wazabuni walioteuliwa kuuza bidhaa na huduma Mtambuka.

 Kwa utaratibu huu  GPSA hutangaza zabuni za VHM na kuendesha mchakato wa zabuni hadi kutoa mikataba maalum kwa waombaji waliotimiza masharti ya zabuni.Mikataba maalum inayotolewa na GPSA hutumiwa na Taasisi nunuzi kuagiza VHM.

4              MAFANIKIO KATIKA KUPUNGUZA GHARAMA ZA UNUNUZI KWA SERIKALI

GPSA katika kusimamia na kuendesha mfumo wa ununuzi wa pamoja imeweza kuuza vifaa na mafuta katika taasisi za umma,kuandaa mikataba maalum kwa VHM  ambazo hazipatikani GPSA,ambapo katika kipindi cha miaka mitatu iliyopita thamani ya vifaa na mafuta yaliyouzwa ni kama ifuatavyo:-

S/N	MWAKA	THAMANI YA VIFAA NA MAFUTA VILIVYOUZWA
1	2010/2011	25.9 bn
2	2011/2012	31.5 bn
3	2012/2013	31.2 bn

Aidha tangu kuanzishwa kwa mfumo wa ununuzi wa pamoja wa VHM mwaka 2009/2010, idadi ya Taasisi za umma  na thamani ya ununuzi  wa VHM kupitia mikataba maalum      (Framework agreements) ni  kama inavyoonekana hapa chini:-

NA	MWAKA	IDADI YA TAASISI ZILIZOTUMIA MIKATABA	THAMANI YA UNUNUZI
1	2009/2010	47	1.9bn
2	2010/2011	102	24.7bn
3	2011/2012	150	28.5bn
4	2012/2013	60	5.4 bn-(Bado taarifa  zinakusanywa)

5              MIKAKATI YA KUBORESHA UTOAJI HUDUMA NA KUPUNGUZA GHARAMA ZA UNUNUZI

·         Kuanzisha mfumo wa ki-electronik kuendesha mchakato wa  zabuni                (e-tendering)

·         Kuanzisha mfumo wa ki-electronik (smart card) kuuza mafuta kwa magari ya Serikali na mashirika yasiyo ya kiserikali

·         Kuagiza na kununua vifaa na mafuta kutoka kwa wazalishaji wa ndani na nje ya nchi ili kudhibiti ubora wa bidhaa hizo kwa  wakati wote na kwa bei ya ushindani.

·         Kuongeza wigo wa bidhaa zinazouzwa na GPSA (mfano, Consumables for Office equipment)

·         Ununuzi wa magari ya Serikali kwa pamoja

6              FAIDA ZA KUTUMIA MFUMO WA UNUNUZI WA PAMOJA

Faida zitokanazo na ununuzi wa pamoja ni pamoja na :-

·         Kupunguza gharama za mchakato wa zabuni

·         Kuondoa tofauti kubwa katika bei ya vifaa na huduma baina ya taasisi moja na nyingine;

·         Kutoa nafasi kwa taasisi nunuzi kujihusisha zaidi na majukumu ya msingi ya taasisi husika badala ya kutumia muda mwingi kwenye masuala ya ununuzi

·         Kupunguza muda wa kupata vifaa kwani mara tu vinapohitajika vinaagizwa bila kuanzisha mchakato wa zabuni

·         Kupunguza gharama na muda wa wafanyabiashara katika  kushiriki kwenye zabuni za umma

·         Kutoa fursa sawa kwa wafanyabiashara katika ushiriki wa zabuni pindi zinapotangazwa;

·         Zabuni hutangazwa na mikataba maalumu hutolewa kwa kufuata maeneo (mikoa), hivyo kutoa fursa zaidi  kwa wafanyabiashara kuomba maeneo watokayo kwa kuzingatia utaratibu uliopo;

Kiambatisho Na.1

MAENEO YANAYOHUSU GHARAMA ZA KUENDESHA MCHAKATO WA  ZABUNI

a)         Vikao vya Bodi ya zabuni kuidhinisha rasimu ya kitabu cha zabuni            

b)        Kuandaa vitabu vya zabuni  

c)         Matangazo

d)        Ufunguzi wa zabuni

e)         Tathmini ya zabuni

f)          Bodi ya zabuni kuidhinisha utoaji wa mkataba  

g)        Matangazo ya matokeo ya zabuni

Inakadiriwa kuwa gharama ya kuendesha mchakato wa zabuni moja ni takribani sh.millioni kumi hadi kumi na tano ,Kila taasisi ikiendesha mchakato wa zabuni ni lazima itaingia  gharama  zinazotokana na kazi zilizotajwa hapo juu.

            Gharama hizi zinapungua  mchakato wa zabuni unapoendeshwa na taasisi moja kwa niaba ya  taasisi zote.

 kiambatisho Na.2

ORODHA YA VIFAA VINAVYOPATIKANA GPSA

CLASS  TWO
S/N	ITEM	DESCRIPTION	UNIT
1	0555	Soft Brooms	Ea
2	0701	Keyrings	Ea
3	0702	Souvernirs	Ea
4	0703	Brass Lapel Pin - Gold	Ea
5	0704	Hand Flags	Ea
6	0705	National Flag Car - Normal	Ea
7	0706	National Flag Table - Normal	Ea
8	0707	Brass Lapel Pins	Ea
9	0708	Natioanl Flag Table	Ea
10	0709	Brass Lapel Pin - English	Ea
11	0709	Brass Lapel Pin - Swahili	Ea
12	0709 B	Brass Lapel Pin - Presidential	Ea
13	0710	National Flag Car	Ea
14	0711	National Flag Boat	Ea
15	0712	National Flag Pole	Ea
16	0715	Presidential Car Flag	Ea
17	0715	Presidential Car Flag	Ea
18	0716	Presidential Flag - Pole	Ea
19	0717	Natioanal Flag - Large	Ea
20	0721	Tarpulins Complete	Ea
CLASS  THREE
S/N	ITEM No.	DESCRIPTION	UNIT
1	4849	Roofing Nail	Ea
CLASS  FOUR
S/N	ITEM No.	DESCRIPTION	UNIT
1	189	Fluorescent Fitting	Ea
2	5003	Electric Cooker	Ea
CLASS  SIX
S/N	ITEM No.	DESCRIPTION	UNIT
1	6002	Office glue	Bot
2	6007	CRIN books	Ea
3	6008	Carbonized CRIN books	Ea
4	6016	Counter Book 2Quire	Ea
5	6017	Counter Book 4Quire	Ea
6	6018	Dispatch Book	Ea
7	6019	Note book spiral	Ea
8	6022	Writing Pad	Pad
9	6023	Sticker Paper	Pad
10	6026	Draft Pad	Pad
11	6035	Visitors Book	Ea
12	6036	Log Books	Ea
13	6060	Calender	Ea
14	6060	Calender	Ea
15	6064	Diaries	Ea
16	6064	Diaries 2013	Ea
17	6091	Paper Clips	Box
18	6133	Duplicating Ink	Tube
19	6152	Envelop Small size	Pkt
20	6153	Envelopes Q Size	Pkt
21	6153	Envelopes Small Size	Pkt
22	6158	Envelopes M/Size	Pkt
23	6160	Envelopes L/Size	Pkt
24	6192	File Cover  General	Pkt
25	6199	File Liver Arch	Ea
26	6203	Box File	Ea
27	6207	File Cover Confidential	Pkt
28	6281	Photocopy paper	Rm
29	6294	Carbon Paper Blue	Ea
30	6296	Duplicating Paper	Ream
31	6320	Minute sheet	Ea
32	6327	Typing Paper	Ream
33	6328	Carbon paper Red	Ea
34	6375	Ball Pen	Doz
35	6400	Office Pins	Ea
36	6410	Punching Machine 1 hole	Ea
37	6411	Punching Machine 2 holes	Ea
38	6415	Typewriter	Ea
39	6427	Ribbon for Typewriter	Ea
40	6447	Staple Pins	Pkt
41	6581	Green Tags	Ea
42	6648	Dustless Chalk Red	Ea
43	6649	Spiral Note Book A4	Ea
44	6650	Spiral Note Book 100pg	Ea
45	6651	Counter Book 1Quire	Ea
46	6652	Counter Book  Q3	Ea
47	6653	Constitution-Kiswahili	Ea
48	6654	Constitution -English	Ea

               CLASS 50

S/N	ITEM No.	DESCRIPTION	UNIT
1	0014	Diesel	Ltr
2	0022	Motor Petrol	Ltr

                                                                                                                            Kiambatisho Na.3

        ORODHA YA  MAKUNDI YA VIFAA NA HUDUMA MTAMBUKA

Na.	KUNDI
1.	Stationery and Office Supplies
2.	Office Equipment & Consumables
3.	Furniture and Fittings
4.	Cleaning Materials and Supplies
5.	Motor vehicle Accessories
6.	Food and Beverages
7.	Uniform, Beddings, Sports Gears and Textile Materials
8.	Laboratory Supplies
9.	Kitchen Appliances
10.	Building Materials, Machinery and Hardware
11.	Fire wood
12.	Fuels and Lubricants
13.	Textbooks for schools and Teaching Colleges
14.	Catering services
15.	Conference and Related Services
16.	Cleaning services
17.	Fumigation services
18.	Security services
19.	Air Travel and Hotel Reservation services
20.	Transport and Handling Services
21.	Service and Maintenance of Office Equipment
22.	Service and Maintenance of Fire Fighting Equipment
23.	Grinding and Milling Services
24.	Service and Maintenance of Elevators
25.	Service and Maintenance of Fire Security System
26.	Hiring Photocopying Services Using Vendor management Inventory System
27.	Clearing and Forwarding Services
28.	Internet Services
29.	Documentary Services
30.	Courier Services
31.	Insurance Brokage Services